De verantwoording die de gemeente vraagt, zonder handwerk
Gemeenten vragen elk kwartaal om verantwoording: hoeveel deelnemers, welke activiteiten, en zijn de afspraken gehaald? ORI levert die cijfers zonder handwerk.
Twee soorten verantwoording: landelijk en aan de gemeente
Bibliotheken leggen op twee manieren verantwoording af. Elk jaar landelijk, in het kader van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (WSOB): via de vragenlijst van de KB geef je onder meer het aantal leden en de uitgaven aan inkoop van materialen en huisvesting door. Die gegevens zijn openbaar. Daarnaast vraagt de gemeente die je subsidieert om verantwoording over activiteiten, deelnemers en resultaten, vaak per kwartaal.
ORI is gebouwd voor die tweede. Voor de WSOB-vragenlijst gebruik je je bibliotheeksysteem en je financiële administratie; ORI levert de cijfers die de gemeente vraagt.
Rapportages die gemeenten vragen
- Standaardrapporten per gemeente en per kwartaal.
- Activiteiten, deelnemers per doelgroep, scholen en kinderopvang.
- Meerdere gemeenten in één systeem: per gemeente apart of alles samen.
- Exporteren naar Excel.
Prognose en realisatie
- Gemeenten subsidiëren op basis van afspraken. ORI houdt bij of je ze haalt.
- Prognose per gemeente en per periode, met de realisatie ernaast.
- Tussentijds bijsturen, niet pas bij de jaarafsluiting.
- De directie heeft altijd actuele cijfers voor management- en subsidiegesprekken.
Verantwoording aan de gemeente
Toets met de checklist hoe jullie verantwoording aan de gemeente ervoor staat. Plus: wat gemeenten doorgaans vragen, waar het in de praktijk misgaat, en vijf principes waarmee verantwoorden een bijproduct wordt van het dagelijkse werk.
AVG & gegevensbescherming
- Elke bibliotheek een eigen ORI-omgeving met een eigen database, gescheiden van andere organisaties.
- Gehost in Amsterdam bij een SOC 2 Type II-geauditeerde provider, in ISO 27001-gecertificeerde datacenters.
- Inloggen met tweestapsverificatie of passkey; inlogpogingen worden gelogd.
- Bestanden worden privé opgeslagen.
Zelf rapporten samenstellen
Vraagt jouw gemeente iets anders? Stel zelf een rapport samen met tegels en grafieken en deel het met collega’s. Past het daar niet in, dan bouwen we een maatwerkrapport.
Wil je zien hoe ORI de verantwoording voor jouw gemeente inricht?
Plan een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten.