Kwartaalrapportage in één klik. Nooit meer Excelbestanden samenvoegen.
ORI is registratiesoftware voor bibliotheken. Activiteiten plannen, deelnemers registreren en rapporteren aan de gemeente, in één systeem.
In gebruik bij 4 bibliotheken · 60+ vestigingen
Herken je dit?
De dagelijkse realiteit van rapporteren aan de gemeente.
Onze gegevens staan verspreid over Excel-bestanden, mappen en systemen. Niemand weet welke versie de laatste is.
De kwartaalrapportage kost ons dagen: eerst alles bij elkaar zoeken, dan samenvoegen, en toch zitten er fouten in.
Collega’s weten niet waar een activiteit plaatsvindt, en ruimtes reserveren gaat via mailtjes en losse agenda’s.
ORI lost dit op. Eén systeem, voor alle medewerkers en alle bibliotheken.
Zo werkt ORI
Plannen
Plan activiteiten en uitvoeringen, zet ze online zodat deelnemers zich kunnen aanmelden, en reserveer meteen de ruimte.
Registreren
De werklijst laat medewerkers zien wat er nog openstaat. Zo registreren ze deelnemers en realisatie snel en volledig, met de informatie over scholen en instellingen al bij de hand.
Rapporteren
Kies gemeente en kwartaal, en het rapport staat klaar. Exporteer naar Excel voor de gemeente of de raad van toezicht.
In gebruik bij
4 bibliotheken met samen 60+ vestigingen.
Westfriese Bibliotheken
23 vestigingenProbleem · Versieconflicten in losse Excels; handmatig samenvoegen voor elke kwartaalrapportage.
Resultaat · Kwartaalrapportage voor 23 vestigingen in 6 gemeenten, in één systeem en zonder handwerk.
Bibliotheek Gooi+
10 vestigingenProbleem · Activiteiten, deelnemers en projecten bijhouden voor 10 vestigingen in 6 gemeenten.
Resultaat · Centrale registratie voor alle vestigingen.
Bibliotheek Waterland
10 vestigingenProbleem · Activiteiten en het Taalhuis in losse systemen en bestanden.
Resultaat · Activiteiten én Taalhuis in één systeem.
“Eenvoudig en zeer klantvriendelijk: inzicht, ruimtes reserveren en alles bij elkaar onder één noemer.”
Bibliotheek Kennemerwaard
18 vestigingenProbleem · Data samenvoegen voor de kwartaalrapportage kostte meerdere werkdagen, en er zaten fouten in.
Resultaat · Dagenlang werk werd rapporteren met één klik.
“Vroeger waren we dagenlang bezig om data uit Excels te peuteren. Nu draaien we de rapportage met één klik.”
Quickscan: hoe staat jullie verantwoording aan de gemeente ervoor?
Toets met de checklist hoe jullie verantwoording aan de gemeente ervoor staat. Plus: wat gemeenten doorgaans vragen, waar het in de praktijk misgaat, en vijf principes waarmee verantwoorden een bijproduct wordt van het dagelijkse werk.
Gebouwd voor jouw werk
ORI is het centrale informatie-instrument voor bibliotheken. ORI kent BRIN- en LRK-nummers, doelgroepen en de rapportages die gemeenten vragen.
- Activiteiten & prognosesPlan activiteiten en uitvoeringen, en zet prognose en realisatie naast elkaar.
- Aanbod online en aanmeldenActiviteiten op je eigen website; deelnemers melden zich aan en betalen met iDEAL.
- RegistratiesRegistraties per soort en kanaal, per locatie en daarmee per gemeente.
- Projecten & budgettenActiviteiten, budgetposten en KPI-targets per project, met afwijkingen tussentijds in beeld.
- Informatie over scholen en instellingenScholen (BRIN), kinderopvang (LRK) en partners, centraal voor alle medewerkers.
- Taalhuis (NL Plein)Deelnemers, trajecten, vrijwilligers en oudercafés, en de verantwoording van het Taalhuis.
- RapportagesStandaardrapporten per gemeente en kwartaal, en rapporten die je zelf samenstelt.
- ExportsIn één klik de exports voor de gemeente, in Excel of CSV, ook periodiek per e-mail.
- Openstaand werkIedere medewerker ziet direct wat nog geregistreerd of ingevuld moet worden.
- DossiersMeldingen en vragen als dossier, met per soort eigen stappen en behandelaren.
- RuimtekalenderKies bij het plannen de ruimte; die is meteen gereserveerd, zonder dubbele boekingen.
- Rollen en rechtenZelf rollen inrichten, inloggen met tweestapsverificatie of passkey.
- Flexibel, met supportOnderdelen aan of uit, extra velden zonder ontwikkelaar, en support van het ORI-team.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de implementatie?
Binnen een week. Het kan langer duren bij een migratie van bestaande gegevens of als er een nieuwe module nodig is. Het ORI-team neemt veel werk uit handen.
Werkt ORI met de rapportages die onze gemeente vraagt?
Ja. ORI heeft standaardrapporten per gemeente en per kwartaal, en je stelt zelf rapporten samen. Past het daar niet in, dan bouwen we een maatwerkrapport.
Kunnen meerdere gemeenten in één systeem?
Ja. Activiteiten, registraties en rapportages zijn per gemeente te filteren, apart of samen.
Werkt ORI samen met ons bibliotheeksysteem?
ORI werkt naast het bibliotheeksysteem, zonder koppeling. Het bibliotheeksysteem beheert collectie en uitleningen; ORI de activiteiten, het Taalhuis en de verantwoording aan de gemeente.
Wat kost ORI?
ORI is betaalbaar, ook voor kleinere bibliotheken. Je betaalt een vaste prijs per maand, alleen afhankelijk van de onderdelen die je gebruikt. Supporturen neem je los af, naar behoefte. Vraag de prijs op en je krijgt binnen één werkdag een concreet bedrag.
Is onze data veilig?
Elke bibliotheek heeft een eigen ORI-omgeving met een eigen database. ORI wordt gehost in Amsterdam bij een SOC 2 Type II-geauditeerde provider, in ISO 27001-gecertificeerde datacenters. Inloggen kan met tweestapsverificatie of passkey.
Klaar om de kwartaalrapportage te vereenvoudigen?
Plan een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten. Geen verkooppraat, geen verplichtingen. Wil je eerst weten wat ORI kost? Vraag de prijs op en je hebt binnen één werkdag een concreet bedrag.